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No atual cenário digital, é muito difícil você fazer uma compra de CNPJ para CNPJ e receber uma nota fiscal preenchida à mão, com papel e caneta, as chamadas de notas fiscais Modelo 1. Isso porque, além da “facilidade” da utilização de tecnologia, a obrigatoriedade do fisco também impõe para alguns contribuintes o uso obrigatório da Nota Fiscal Eletrônica.
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De modo geral, as empresas estabelecidas nas formas de tributação Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real são todas obrigadas a emitir o documento eletrônico em caso de transformação de produtos (indústrias e fábricas). Já as empresas que se encaixam no formato MEI, estão desobrigadas ao uso da NFe. De todo modo, o Protocolo do ICMS 10/07 regulamenta com maior precisão as particularidades que possui a utilização destas, de acordo com o formato, atividade e faturamento da empresa.
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Se por um lado, o contribuinte obrigado ao uso da NFe ganhou tempo com o recurso de computadores, fazendo o cadastro de seus clientes e fornecedores e demorando menos no preenchimento online, por outro lado, o impasse começa para muitos justamente no preenchimento dos campos. É necessário muita atenção na hora de preencher os campos e, em muitos casos, o contribuinte precisa do suporte do seu Contador para preenchê-los. Dentre as principais dúvidas dos empresários na emissão estão siglas como: CFOP, CEST, NCM e CST, o que é muito compreensível já que temos uma gama de opções e cada uma delas compreende operações específicas.
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O documento deve ser preenchido e logo após deve ser feita a assinatura do documento, através do certificado digital da empresa e a validação da SEFAZ, o que gera um arquivo XML que passa a ter validade. Lembramos que a DANFE ( Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um “espelho” do XML da NFe e deve ser emitido em duas vias. Caso a mercadoria necessite de transporte, uma dessas vias é destinada ao transportador contratado. O XML da NFe é o arquivo que precisa ser armazenado por 5 anos (prazo que possui validade jurídica e fiscal).
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Se o emitente percebe algum erro na NFe emitida, de modo geral, tem o prazo para o cancelamento desta de 24 horas, como acontece no Estado de Santa Catarina. No entanto, a regra não é a mesma para todos os Estados brasileiros. Em Mato Grosso, por exemplo, é de até 2 horas após a emissão. Posterior à esse prazo, o procedimento pode ser um pouco mais trabalhoso. Caso a mercadoria ainda não tenha sido entregue ao cliente, o emitente pode fazer uma nota de entrada de Estorno e no campo Dados Adicionais especificar a divergência que ocorreu. Se a mercadoria já foi entregue, o destinatário deverá fazer uma Nota Fiscal de Devolução, novamente deixando no campo Dados Adicionais o motivo.
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Quando o assunto é emissão de entrada e saída de mercadoria importada, os cuidados e as dúvidas a respeito são ainda maiores. A problemática se dá logo no ínicio para o emissor: o sistema de emissão utilizado. Muitas vezes o próprio sistema operacional usado pela empresa não possui suporte para alguns facilitadores, tais como identificador do XML da DI de importação, por exemplo. Além de todas as outras dúvidas com os tributos intrínsecos na NFe.
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Em alguns casos, pode ser mais interessante terceirizar esse serviço. Aqui na Komcorp, possuímos clientes que fazem esse tipo de operação conosco. É uma forma de garantir a emissão correta do documento, livre de cobrança indevida de tributos e em alguns casos evitando a mudança de sistema de clientes que não possuem esse suporte.
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Como vantagem de você terceirizar a emissão de suas notas está a possibilidade de seu Contador alertá-lo sobre problemas com o fisco, pois a emissão de documento com informações incorretas, acarreta em cobrança indevida de impostos e em contrapartida omissão de tributos, ensejando fiscalizações na empresa e, como já esperado nesses casos, o pagamento de multas e juros.
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Fique atento a essas questões e se tiver mais dúvidas quanto a emissão, ou precisar terceirizar esse serviço, entre em contato conosco.
