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6 dicas de como tornar sua reunião mais produtiva.
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Muitas empresas hoje em dia necessitam de constantes reuniões de trabalho. O caráter dessas reuniões será muitas vezes melhorias operacionais, feedbacks e rotinas diárias. As reuniões são oportunidades de integração entre profissionais que, se ?bem? conduzidas, podem ser benéficas para todos que nela participaram. Diante de todos os recursos disponíveis em prol de ter uma reunião mais produtivas, podemos listar vídeo conferências, apps, etc… Estas ferramentas são importantes, mas são necessárias diretrizes na condução da reunião, sendo elas presencias ou não.
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Selecionamos 6 dicas de como tornar sua reunião mais produtiva.
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1 -Produção de uma Ata
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Catalogue o processo da reunião beneficiando em forma lógica todos que estiveram presentes. Com a Ata feita é possível que os assuntos sejam lembrados de forma simples e rápida, possibilitando uma economia de tempo para os envolvidos em uma segunda reunião.
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2 – Definição de objetivo e tenha uma pauta
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Antes de marcar ou convocar uma reunião é necessário analisar sua real necessidade. Tenha claro o o objetivo e mensure todos os itens que devem ser debatidos em sala. A pauta deve ser entregue com antecedência para todos os envolvidos e, neste caso, o envio de um e-mail é uma excelente ferramenta.
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3 – Seja seletivo na escolha dos colaboradores
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Com o intuito de tornar a reunião mais produtiva ,é necessário que os profissionais envolvidos sejam responsáveis pelas ações propostas. Indica-se a utilização de um plano de ação que proporciona maior assertividade.
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4 – Reserve uma sala
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É fundamental a utilização de salas de reuniões adequadas, confortáveis e devidamente equipada com equipamentos tecnológicos que possibilitem melhor apresentação. A sala deve ser em lugar isolado com poucas chances de interrupções.
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5 – Condução
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Para conduzir uma reunião é preciso ter foco. Aliás, é de responsabilidade dos participantes, e em especial o organizador, concentrar-se nos assuntos pautados sem desperdiçar esforços desnecessários como: ligações, redes sociais, conversas paralelas e saídas constantes.
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6 – Fechamento
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Para uma reunião mais produtiva, além dos itens que listamos acima, é fundamental que os organizadores façam um fechamento destacando a pauta discutida, bem como as hipóteses de resolução, prazos e responsáveis pelas ações.
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Conte para nós como está sendo as reuniões de sua empresa.
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