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O que é SPED?
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SPED é a abreviação de Sistema Público de Escrituração Digital, parte integrante do PAC (Programa de Aceleração do Crescimento) do Governo Federal e foi criado com o objetivo de modernizar os processos de envio de documentos. Como toda mudança voltada para a modernização, no início da sua instituição, as empresas em atividade tiveram que fazer investimentos tecnológicos para conseguir realizar a entrega com agilidade dessas informações. Isso porque os sistemas contábeis não estavam preparados para gerar esse tipo de documento, então, durante o processo de parametrização, capacitação dos usuários e pedidos de certificados digitais para a assinatura eletrônica do documento, ocorreram alguns transtornos e investimento para os contribuintes obrigados a fazer a entrega das escriturações.
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Dentro do projeto SPED temos dois grandes ramos, a Escrituração Fiscal Digital – EFD e Escrituração Contábil Digital – ECD. Cada uma das ramificações do SPED funcionam de maneiras específicas, de acordo com o leiaute (estrutura do arquivo) fornecido pelo fisco para cada tipo de escrituração.
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A Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) deve ser gerada a partir da base de dados do contribuinte em forma de arquivo digital, conforme leiaute estabelecido no Ato COTEPE ICMS nº 09/08 e suas alterações, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos: federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA), também fornecido pelo SPED. Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual Java no computador. Esse veio de forma a substituir os Livros de Entrada e Saída, a apuração do ICMS e IPI, o Livro de Registro de Inventário e ainda o Sistema Integrado de informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra), e cabe a todos os contribuintes do ICMS e IPI, salvo optantes pelos Simples Nacional.
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Já o SPED contábil ou ECD, por outro lado, visa a substituição dos livros: diário e auxiliares, razão e auxiliares. Esses livros devem ser emitidos de forma eletrônica, gerados pelo sistema contábil da empresa de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1420/13 e assinados através do certificado digital tipo A3 e, da mesma forma que o Sped Fiscal, ele é sujeito a validação no PVA. A obrigação da entrega é para todas as empresas de Lucro Real, Presumido, imunes e isentas.
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A princípio, a maior preocupação na entrega dessas declarações em dia se dá pelo alto valor das multas pela não entrega no prazo. Não entregar o SPED ou NF-e é prejuízo. Porém, é importante alertar também sobre a entrega incompleta, com dados faltantes e inconsistentes. Muitas empresas têm entregado arquivos vazios, em branco, o que acarretará em multas pesadas. No SPED contábil por exemplo, o contribuinte que deixar de cumprir com as obrigações será intimado para cumpri-las, ficando sujeito a multas por mês-calendário que vão de R$ 500,00 à 1.500,00 e a variação de valor se dá de acordo com o porte da empresa. E para as entregas feitas de forma incorreta, inexata, o valor fica sendo de 3%, não podendo ser inferior à 100,00 do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, salvo os optantes pelo Simples Nacional, onde os valores e percentuais são reduzidos em 70%. Já no SPED Fiscal, um exemplo de penalidade pelo não cumprimento da obrigação é a multa que vai de 0,1% da soma do valor contábil das saídas com o valor contábil das entradas, não podendo ser inferior a R$ 500,00, nem superior a R$ 10.000,00 ( por período de apuração). Já em caso de entrega com omissões a multa é de 1% da soma do valor contábil das entradas ou das saídas, relativamente aos registros fiscais dos livros de entrada ou saída, respectivamente, registrados sem observar os requisitos previstos na legislação, não podendo ser inferior a R$ 250,00 , limitada a R$ 10.000,00, por período de apuração.
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Diante do exposto, o SPED tem a proposta de deixarmos para trás o acúmulo de papéis, livros fiscais e a demora na conferência das informações. Introduzindo cada vez mais as empresas ao mundo digital com a integração entre contribuinte e fisco. Com a padronização das informações é possível acelerar o processo de identificação de irregularidades tributárias, contando também com a segurança na emissão da Nota Fiscal Eletrônica e no controle da mesma, já que para o SPED a empresa precisa usar a assinatura digital, uma certificação que diminui os casos de fraude para sua empresa.
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Esse pode parecer um tema complexo, mas é de vital importância para as empresas que seja feito corretamente e em dia. Por isso, cabe à você empresário, repassar todas as informações pertinentes de sua empresa em dia para seu escritório de contabilidade. E, cabe ao seu Contador, auxiliá-lo nessa entrega no prazo correto e da melhor forma possível. Quer saber mais? Entre em contato conosco que estamos à disposição para ajudá-lo.
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